Google "Kontor"

Der er lidt stilstand i søgemaskinenyhederne for tiden. Så jeg tillader mig et lille sidespring. Som ikke har så meget med selve søgning at gøre, men med Google og hvad denne søgemaskine efterhånden har udviklet sig til. På billedet herunder er blot nogle af de mange muligheder.
Google er et alternativ til den traditionelle Microsoft måde at organisere kontorarbejde. Jeg tror at de fleste af os har en del login og password at skulle holde styr på. Måske render vi rundt med et usb-stick i lommen for at holde styr på alle dokumenterne fra vores arbejdscomputer. Men alt dette kan blive fortid. Mens Microsoft satser på pc'en, altså vores egen lille harddisc udstyret med microsoft-produkter, satser Google på at en internetadgang giver adgang til alt dette. Det hele ligger på Google's "harddisc". Og så er hele baduljen gratis og under konstant forbedring.
Jeg har det seneste år prøvet i praksis at afprøve hvilke dele af kontorarbejdet der kan organiseres via Google. Den mest indlysende fordel ved Googles produkter er at de er tilgængelige overalt med internetadgang. Og du behøver kun at logge på et sted: iGoogle. Så har du adgang til tekstbehandling, kalender, Instant Messenger (Google Talk), hjemmeside, Blogger, Rss-læser og et hav af andre faciliteter.
Efter at have afprøvet en række af Googles faciliteter har jeg efterhånden erstattet Microsofts produkter med dem, hvis de viste sig bedre. Nogle af dem kræver en del forarbejde og overgang. Men efter at have gjort det, er mit arbejde blevet lettere, synes jeg. Her skal jeg kommentere et par stykker, som det har været med yderste betænkelighed, og mange genvordigheder at få overtalt mig selv til at bruge.
Google Kalender. Gisp, tænkte jeg. Den går ikke. Mit store håb har altid været kun at have en kalender, men jeg er altid rendt ind i at skulle ajourføre mindst et par stykker. Min private, arbejdsemailen (Microsoft Outlook) og et par stykker til som jeg deler med andre. Men så opdagede jeg at Google Kalender kan korrespondere med Microsoft Outlook. Så i dag bruger jeg kun Google Kalender. Den er indstillet på at opdatere fra Microsoft Outlook, fordi andre kan lægge møder ind i min Outlook-kalender. De vises nu automatisk i min Google Kalender. Samtidig kan jeg indføre mine private aftaler i Google Kalender uden at de kommer i Outlook, hvor alle på mit arbejde så ville kunne se dem. (Jeg kunne faktisk også gøre det, men foretrækker ikke at gøre det).
Tekstdokumenter mv. En anden hurdle var at blive overbevist om at mange af mine dokumenter skulle ligge i Google Dokumenter. Helt overbevist er jeg ikke. Men flere og flere ligger der nu. Der er mange ulemper ved det, men fordelene opvejer dem. I hvert fald efter min mening. Men jeg har stadig dokumenter liggende kun i Microsoft Office.
Først må jeg advare om at være naive med Google Dokumenters påstand om at Word-dokumenter umiddelbart kan overføres. Det kan de ikke. Det kræver en del ny- og omredidering. Start hellere i Google Dokumenter. Nogle enkelte iagttagtagelser om Google Dokumenter:

• "Stavekontrol" - gælder også for den danske. Knappen highlighter de formodede forkert stavede ord. Men den er nu ikke helt så god som fx Word's stavekontrol. Og forslagene til rettelser heller ikke. Fx er e-mail markeret som forkert stavet, og forslagene til rettelser? Emil eller gmail!
• Men du kan invitere andre til at rette i dokumentet og kontrollere for stavefejl, korrektur.
• I modsætning til Word har du mulighed for at kunne skrive i dine dokumenter alle vegne med internetadgang. Selv om de færreste måske har lyst til at sidde i en støjende internetcafe er det en enorm lettelse. I stedet for at skulle tænke på at huske at gemme på sit usb-memorystick. Ligeledes at du kan lade andre se og eventuelt rette i dokumentet.
• I forhold til fx Word har Google Dokumenter meget færre muligheder, fx fonde, spalter, afsnit, marginer osv. Og der er også begrænsninger for anbringelse af billeder. Dette skyldes måske at dokumenterne skal kunne transporteres via internettet, og det kan mange af Word's funktioner ikke umiddelbart. På den anden side kunne mange flere ting tilføjes uden problemer, og vi kan kun håbe på at Google vil tilføje disse i fremtiden
• Du skal være online. Dette er der dog nu ved at blive rådet bod på idet Google eksperimenter med at kunne arbejde offline.

Hvordan med ophavsrettigheden? Her skal du gennemlæse betingelserne, og specielt § 11 for at være oprettet som bruger, og de slår bl.a. fast at

11.1 You retain copyright and any other rights you already hold in Content which you submit, post or display on or through, the Services. By submitting, posting or displaying the content you give Google a perpetual, irrevocable, worldwide, royalty-free, and non-exclusive licence to reproduce, adapt, modify, translate, publish, publicly perform, publicly display and distribute any Content which you submit, post or display on or through, the Services. This licence is for the sole purpose of enabling Google to display, distribute and promote the Services and may be revoked for certain Services as defined in the Additional Terms of those Services.

Så vidt så godt, men bemærk dog også at

11.2 You agree that this licence includes a right for Google to make such Content available to other companies, organisations or individuals with whom Google has relationships for the provision of syndicated services, and to use such Content in connection with the provision of those services.
11.3 You understand that Google, in performing the required technical steps to provide the Services to our users, may (a) transmit or distribute your Content over various public networks and in various media; and (b) make such changes to your Content as are necessary to conform and adapt that Content to the technical requirements of connecting networks, devices, services or media. You agree that this licence shall permit Google to take these actions.
11.4 You confirm and warrant to Google that you have all the rights, power and authority necessary to grant the above licence.

Et af de hyppigste spørgsmål synes netop at være ophavsretten. Faktisk har Google måttet producere en speciel side til at præcisere hvad der står i betingelserne. Her præciserer Google at du og kun du har rettighederne over dokumenterne og det du har skrevet, hvad enten det er helt privat, delt eller offentligt. Meningen med formuleringen om at Google har "license to reproduce" er blot at Google her får retten til at publicere dit dokument når du trykker på knappen der publicerer dokumentet.
For de som gerne vil se hvordan et dokument kan komme til at se ud offentligt, har jeg noget undervisningsmateriale liggende, dels om weblogs, dels om Googles specialsøgemaskiner.
Email. Der synes endnu langt til at Gmail kan overtage Outlooks rolle. En af de største forhindringer er stadig sikkerheden. Fx kan Gmail ikke garantere for kryptering osv. på samme måde som Outlook. Til gengæld har jeg sammen med mange af mine kolleger oplevet at Outlooks spamfilter er meget dårligere end Googles. Postbakken flyder til tider over med spammails i Outlook, hvor de i Gmail pænt lægger sig i spambakken. Alligevel ville jeg nu ønske at det ville være muligt at viderestille post fra Outlook til Gmail.
Heller ikke Google Talk synes at kunne blive et alternativ til Live Messenger. Det skyldes bl.a. at den bruges af stort set alle der bruger Messenging. Lidt synd, for den er enkel at bruge, og indeholder også chat og adgang til gmail.
Derudover tilbyder Google allerede nu en række produkter som du har mulighed for at bruge når du har en Google-konto. Her i flæng: Alerts, Analytics, Base, Blogger, Book Search med My Library, Maps med My Maps, Notebook, den sociale nettjeneste orkut, hjemmesidetjenesten Page Creator, billedprogrammet Picasa, rss-læseren Reader og videotjenesten YouTube.
Link
Google Blogoscoped.